Tenk deg dette: En familie bestiller campingferien sin tre måneder før ankomst. De gleder seg, men etter hvert som ukene går, glemmer de detaljer. Hvor var resepsjonen igjen? Trengs det sengetøy? Hva er WiFi-koden? Når de endelig ankommer, har de en haug med spørsmål – og du må svare på det samme til gjest nummer to, tre, fire…

Samtidig finnes det en annen campingplass som sender en hyggelig e-post et par dager før ankomst. All praktisk info er der. Gjestene føler seg forberedt og ivaretatt. De ankommer rolige, sjekker inn smidig, og bruker tiden på å nyte oppholdet i stedet for å stå i kø i resepsjonen.

Hvilken plass tror du gjestene husker best? Og hvilken driver tror du har mer tid til å faktisk være til stede for gjestene når de trenger hjelp med noe som virkelig betyr noe?

God kommunikasjon før og etter opphold handler ikke bare om å spare tid – selv om det absolutt gjør det. Det handler i bunnen om å gi gjestene den beste opplevelsen mulig. Når gjester føler seg informerte, velkomne og ivaretatt, kommer de tilbake. Og de anbefaler plassen din videre. La oss se på hvordan du kan gjøre dette skikkelig bra

Gjestene dine har bestilt. Flott! Men nå begynner jobben med å sørge for at de får en opplevelse de husker – allerede før de setter foten på plassen.

Mange campinggjester er på ferie, kanskje roadtrip gjennom Norge, og de vil gjerne planlegge opplevelser underveis. Her har du en gylden mulighet: Send dem inspirasjon i god tid før ankomst.

• Opplevelser og aktiviteter i området som bør forhåndsbooking (guidede turer, kajakkutleie, Via Ferrata, museer og aktivitetsparker)
• Kule steder å stoppe på veien til campingplassen (utsiktspunkt, kafeer og severdigheter)
• Lokale arrangementer som skjer i perioden de er hos dere (festivaler, markeder og konserter)
• Sesongspesifikke tips (er det bær sesong? Nordlys? Midnattssol?)

Hotellbransjen er flinke på dette. De sender gjerne en «Vi gleder oss til å se deg!»-e-post med tips til hva du kan oppleve i byen. Dette bygger forventning, får gjestene til å glede seg enda mer – og det øker sjansen for at de booker aktiviteter lokalt, noe som er bra for hele regionen, og kanskje de til og med utvider oppholdet fordi de ønsker å oppleve alt regionen har å tilb?

For campingplasser er dette spesielt relevant fordi mange gjester reiser langsomt gjennom Norge og setter pris på å få tips til hva de kan oppleve både på veien dit og mens de er der.

Noen uker før ankomst, avhengig av hvor langt frem i tid opplevelsene bør bookes, men senest 1-2 uker før ankomst

Dette er der du virkelig sparer tid. All den praktiske informasjonen gjestene uansett trenger – send den på e-post før de kommer. Da slipper du å svare på de samme spørsmålene hundre ganger.

• Innsjekkingstid og hvor de finner resepsjonen
• GPS-koordinater (ikke alle adresser fungerer perfekt i Apple eller Google Maps)
• Hva de må/bør ha med (sengetøy, håndklær og sovepose – avhengig av type opphold)
• WiFi-kode og nettverksnavn
• Informasjon om strøm, vann og avløp på plassen deres

• Ordensregler (husdyr, grilling, nattefred og avfallshåndtering)
• Åpningstider for resepsjon, sanitæranlegg, kiosk/café
• Hvor man finner nærmeste butikk og åpningstider (spesielt viktig på søndager og der hvor det er langt til butikk)
• Informasjon om betaling (tar dere kort? Vipps? Kontanter?)

• Konkrete tips til turer, badeplasser og severdigheter i nærheten
• Anbefalinger til restauranter, kafeer og spisesteder
• Lenke til et digitalt kart med merkede steder (dette er gull!)

Når gjestene får all denne informasjonen på forhånd, føler de seg forberedt og trygge. De vet hva de går til. Det reduserer antall telefonsamtaler og spørsmål i resepsjonen drastisk – og det betyr at både du og de ansatte har mer tid til å faktisk hjelpe gjestene med ting som virkelig betyr noe.

Hotellkjeder sender alltid en e-post før ankomst med WiFi-kode, innsjekk-info og tips til hva du kan gjøre i byen. Det er en liten ting som gjør stor forskjell.

1-2 dager før ankomst. Ikke for tidlig (de glemmer det), ikke for sent (de er allerede på vei).

En familie som leier hytte, har andre behov enn en bobil-turist eller en gjeng som skal telte. Hvis du kan segmentere informasjonen basert på hva slags opphold gjesten har booket, blir kommunikasjonen enda mer relevant.

• Hytteleie: Forhåndsbestilt sengetøy ligger klart i hytta ved ankomst, her er en liste over hva som finnes i hytta.
• Bobil: Info om tømmestasjon, strømtilkobling og ferskvannsuttak. Bobilen skal rygges inn midt på plassen for å ivareta brannsikkerhet.
• Telt: Beste teltplassene, hvor du finner ved, tilgang til kjøkken/grill, hvor kan du lade mobilen.

Personalisering er nøkkelen til god kundeservice. Når gjesten føler at du snakker direkte til dem – og ikke bare sender ut generell info til alle – øker opplevelsen betraktelig. Moderne bookingsystemer (som det Utflukt tilbyr) gjør det enkelt å sette opp denne typen automatisering.

Når gjestene er på plass, handler det om å være tilgjengelig uten å være påtrengende. Hvis du har sendt god informasjon på forhånd, trenger du ikke løpe rundt og forklare ting – de vet allerede det meste.

Når gjestene får all denne informasjonen på forhånd, føler de seg forberedt og trygge. De vet hva de går til. Det reduserer antall telefonsamtaler og spørsmål i resepsjonen drastisk – og det betyr at både du og de ansatte har mer tid til å faktisk hjelpe gjestene med ting som virkelig betyr noe.

• Tydelig skilting på plassen (WiFi-kode ved resepsjonen, kart over området,regler synlig)
• En digital eller fysisk «gjestebok» med ekstra tips til opplevelser, restauranter og turer
• Mulighet for gjestene å enkelt nå deg hvis noe oppstår (telefon, e-post, eller kanskje til og med en chatbot på nettsiden)

Hotellbransjen bruker ofte QR-koder på rommene som lenker til en digital guide med all praktisk info som gjesten trenger. Dette kan også fungere på campingplasser – en QR-kode ved hytta eller på infotavla som leder til et digitalt kart eller landingsside på nettsiden din.

De fleste glemmer dette steget. Gjesten reiser, og det er det. Men her ligger det faktisk enormt potensiale – både for å bygge lojalitet, få gode anmeldelser & tilbakemeldinger, og sikre at gjesten kommer tilbake.

En enkel e-post dagen etter avreise som takker for besøket gjør underverker. Det viser at du bryr deg, og det etterlater et positivt inntrykk.

Hva du kan inkludere:

• En varm takk for besøket
• Spørsmål: «Glemte du noe? Ta kontakt, så ordner vi det!»
• Oppfordring til å dele tilbakemelding eller skrive en anmeldelse (Google, TripAdvisor, Facebook)
• Tilbud om å booke på nytt – kanskje med en liten rabatt for returnerende gjester
• Tips til opplevelser videre på reiseruten (hvis de reiser nordover/sørover/vestover/østover)

Mange campingplasser er redde for å be om anmeldelser, men sannheten er at fornøyde gjester gjerne deler sin opplevelse – de trenger bare en liten dytt.

Slik gjør du det bra:

• Hold det enkelt: «Vi vil gjerne høre hva du synes! Del gjerne din opplevelse på Google.»
• Gi en direkte lenke til anmeldelsessiden (ikke la dem måtte lete)
• Vær ærlig: «Din tilbakemelding hjelper oss å bli bedre – og hjelper andre å finne oss.»

Og du – får du tilbakemelding fra en kunde så husk å svar på den, da føler gjesten seg sett og hørt, og sitter igjen med et bedre inntrykk!

En campinggjest som har hatt en god opplevelse vil gjerne komme tilbake. Men de trenger kanskje en liten påminnelse.

Hva du kan gjøre:

• Tilby en «kom-tilbake-rabatt» (10-15% på neste opphold hvis de booker innen et visst tidspunkt)
• Inviter dem til nyhetsbrevet ditt, slik at de holder seg oppdatert på hva som skjer på plassen

Og du – får du tilbakemelding fra en kunde så husk å svar på den, da føler gjesten seg sett og hørt, og sitter igjen med et bedre inntrykk!

Hvis du vet at mange gjester reiser videre langs en bestemt rute (f.eks. nordover langs kysten, mot fjellene, eller gjennom en region), kan du gi dem tips til opplevelser på veien videre.

Eksempler:

• «Reiser du videre nordover? Ikke gå glipp av [severdighet/restaurant/utsiktspunkt]!»
• «På vei sørover? Stopp gjerne ved [anbefalt sted].»

Dette viser at du tenker på gjesteopplevelsen også etter at de har forlatt plassen – og det er den typen omtanke folk husker.

Nå tenker du kanskje: «Dette høres bra ut, men jeg har ikke tid til å skrive personlige e-poster til alle gjestene!»

Og det er helt riktig – det har du ikke. Men her er den gode nyheten: Du trenger ikke å gjøre dette manuelt. Med riktig oppsett kan alt dette automatiseres.

En enkel e-post dagen etter avreise som takker for besøket gjør underverker. Det viser at du bryr deg, og det etterlater et positivt inntrykk.

1. Du setter opp e-postmaler én gang (inspirasjonsinfo, praktisk info, takk-for-besøket)
2. Systemet sender automatisk riktig melding til riktig gjest på riktig tidspunkt
3. Du kan segmentere (bobil, hytte, telt) slik at alle får relevant informasjon
4. Du kan justere og forbedre malene underveis basert på tilbakemeldinger

Moderne bookingsystemer (som det Utflukt tilbyr, men også andre løsninger) gjør dette enkelt. Det krever litt innsats i starten – men når det først er satt opp, går det av seg selv. Og resultatet? Mer fornøyde gjester, færre henvendelser i resepsjonen, og mer tid til å faktisk drive campingplassen.

God kommunikasjon før og etter opphold handler om å møte gjestene der de er – og gi dem det de trenger, når de trenger det.

• Send inspirasjonsinfo tidlig (opplevelser, ting å se på veien)
• Segment informasjonen basert på type opphold
• Send praktisk info 1-2 dager før (WiFi, husregler, åpningstider, GPS)

• La informasjonen gjøre jobben – vær tilgjengelig, men ikke overveldet gjestene

• Send en takk-for-besøket-melding
• Be om tilbakemelding på en enkel måte
• Tilby rebooking og bygg lojalitet
• Del tips til videre reise

Dette er ikke rakettforskning. Det er små grep som til sammen skaper en stor forskjell – både for gjestene og for deg.

Ta kontakt med oss i Utflukt – vi hjelper campingplasser over hele Norge med å skape bedre gjesteopplevelser gjennom smartere kommunikasjon.